Blog: 5 onderwerpen die niet mogen ontbreken in je aanbestedingsplan van aanpak (feb 2017)

05/01/17

Traditionele contracten maken steeds meer plaats voor UAV-gc-contracten. Als aannemer ben je ineens verantwoordelijk voor allerlei zaken die vroegâh keurig netjes in een bestek stonden. Je moet over het ontwerp, de financiering en het onderhoud nadenken, maar ook over de relatie en communicatie met je omgeving. Over reputatie, draagvlak en co-creatie. Zaken die vroegâh aan de andere kant van de tafel lagen, maar die je in het projectplan van aanpak voor een tender nu zelf moet meenemen. Ik geef je 5 onderwerpen die écht niet mogen ontbreken.

De relatie met de omgeving van je bouwproject wordt steeds belangrijker. Of het nu om een woontoren in hartje Utrecht gaat, de herontwikkeling van het Amsterdamse zakendistrict of een verbetering van een Rotterdams vervoersknooppunt. Jij bent als aannemer te gast in een gebied waar mensen al jaren wonen, werken en reizen. Bewoners en gebruikers kennen jouw projectomgeving dus als geen ander. Maak daar gebruik van! Dat helpt jou om je project beter en makkelijker te realiseren, en je helpt je omgeving doordat je de overlast voor hen verminderd. Win-win dus!

1. Basis op orde

Als de basis op orde is, staan de verschillende doelgroepen op voorhand al positiever in je project. Iedereen begrijpt dat bouwen gepaard gaat met overlast, maar het betekent niet dat je je alles kunt veroorloven. Basis op orde betekent geen harde radio’s aan of nachtelijk geschreeuw, geen onnodig draaiende vrachtwagens, geen gevaarlijke situaties creëren doorbouwhekken open te laten staan. Maar ook: werken binnen de afgesproken werktijden, hierover communiceren en je houden aan de met de buurt afgesproken bouwroute. Om die basis op orde te houden zet je bijvoorbeeld een huismeester in.

2. Bouwputbeleving

Mensen lopen, fietsen of rijden dagelijks langs of dwars door jouw bouwplaats heen. Maak daarom van die bouwplaats een beleving! Zeker bij projecten die ‘met de winkel open’ gerealiseerd worden is het belangrijk om hier aandacht aan te besteden. Dat betekent: een opgeruimde en netjes afgezette bouwplaats. Maak een uitkijkpunt, plaats een webcam of nodig mensen uit achter de hekken. De afzettingen gebruik je tegelijkertijd voor projectcommunicatie: om informatie te delen en de mannen achter de bouwhekken een gezicht te geven.

3. Open, eerlijk en tijdige communicatie

Overlast voelt veel minder vervelend als je als gebruiker of omwonende weet wanneer je welke overlast kunt verwachten. Voorspelbaarheid van werkzaamheden door goede communicatie is dus cruciaal. Doe dat via de (online) kanalen waar jouw doelgroepen te vinden zijn. Begin je project daarom met een goede stakeholdersanalyse en breng het onderlinge krachtenveld in kaart. Ga vervolgens de dialoog aan met die verschillende doelgroepen. Luister naar hen, hoor wat niet gezegd wordt en tref de juiste beheersmaatregelen. Wees transparant en geeft iets terug aan je omgeving.

4. Persoonlijk contact

In een wereld waarin we steeds meer prikkels krijgen wordt persoonlijk contact nóg belangrijker. Als omgeving wil je weten wie er bouwen in jouw achtertuin en wie je kunt benaderen als er iets aan de hand is. Persoonlijk contact kan natuurlijk live tijdens een informatieavond of een keukentafelgesprek. Vergeet niet dat er ook doelgroepen zijn die liever ‘persoonlijk’ communiceren via kanalen als Twitter, Facebook of Whatsapp. Persoonlijk contact draagt bij aan je reputatie en maakt je toegankelijk, bereikbaar en betrokken.

5. Participatie

Iedereen wil graag meedenken en meebepalen over de inrichting van zijn of haar directe (woon)omgeving. Met een steeds mondiger wordende samenleving krijgt participatie een steeds grotere rol in aanbestedingen. Daarmee creëer je draagvlak voor de bouwplannen, onmisbaar in de realisatie! Participatie vindt juist plaats in het voortraject, op het moment dat de ontwerpen worden uitgewerkt en de bouwplanning wordt opgesteld. Denk hier dus tijdig over na! Zet je in op online of offline participatie? Co-creatie? In klein comité of juist heel breed?

Houd bij elk nieuw project al in de planfase rekening met de locatie waar je bouwt en de doelgroepen waar jij als gast mee te maken krijgt. Negeer hen niet, betrek hen bij je plannen en sta open voor contact. Begin daar zo vroeg mogelijk mee, neem de tijd om een goede relatie met je omgeving op te bouwen, voordat de bouw écht begint. Houd die relatie goed tijdens de realisatiefase en je zult zien: je bouwt zonder zorgen!