Blog: communicatie als... risicomanagement (maart 2017)

Hoera! De kogel is door de kerk: die nieuwe woontoren in hartje stad of die nieuwe weg tussen twee grote steden komt er. Tijd om samen met je adviseurs en de architect aan de slag te gaan met het ontwerp en vervolgens het contract, de planning, het budget en alle bijbehorende risico’s. Vergeet je niet iets? Wist je dat je met goede communicatie met alle interne en externe stakeholders een hoop ellende voorkomt?

Verwachtingen managen
Je leest het goed. Met goede communicatie, stakeholder- en omgevingsmanagement, met de interne en externe stakeholders kun je veel risico’s van je risicolijst afstrepen of op zijn minst minimaliseren. Een open, eerlijke en tijdige dialoog aangaan met je stakeholders zorgt ervoor dat zij geen verkeerde verwachtingen krijgen van het project. Dat is goed voor je reputatie, maar ook voor de onderlinge relatie. Niets is zo vervelend als steeds achteraf uit moeten leggen waarom je bepaalde keuzes hebt gemaakt.

Maar het gaat verder dan dat. Goede communicatie heeft ook een positieve invloed op de planning en het budget van je bouwproject. Natuurlijk moet je aan de voorkant investeren in een goede communicatiestrategie en bijbehorende middelen, opgesteld en uitgevoerd door een ervaren communicatieadviseur, maar dat verdien je dubbel en dwars terug.

Makkelijker bouwen door goodwill vanuit omgeving
Ieder bouwproject heeft te maken met een externe omgeving: omwonenden, gebruikers, omliggende bedrijven, winkeliers, studenten of reizigers. Jij bent te gast in hun omgeving, zij maken al jarenlang gebruik van het gebied waarin jij straks je bouwplaats inricht. Dat betekent dat ze last van je krijgen in de realisatiefase, en wellicht al in het voortraject. Betrek deze doelgroepen zo vroeg mogelijk bij je bouwproject, vraag ze om advies, ga de dialoog aan! Persoonlijk, eerlijk, frequent en via kanalen die zij gebruiken. Bouw een relatie op.

Die goede relatie resulteert in een beduidend hoger aantal ambassadeurs van je project en een opvallend lager aantal klachten. Ik hoef je niet uit te leggen dat dit het realiseren van jouw project vergemakkelijkt. Met veelvuldig contact met je omgeving creëer je goodwill. Handig! Bijvoorbeeld als je ’s nachts moet bouwen, omleidingen onvermijdelijk zijn of er een grote hoeveelheid vrachtverkeer door de straten rijdt. Ook handig wanneer je bouwplanning last-minute verandert. Door die goede relatie en communicatie accepteert je omgeving overlast net wat makkelijker dan wanneer deze totaal onverwacht komt.

En het resultaat? Jij kunt ongestoord bouwen, zonder dat je bang hoeft te zijn (of in elk geval minder bang) dat de omgeving de bouw stillegt, onverwacht aanvullende maatregelen verwacht of je project vertraagt via overheden, bevoegd gezag of media. Oftewel: communicatie heeft een positieve invloed op je planning en je budget. Tijd is geld tenslotte. Voorwaarde is wel dat je je omgeving vanaf de ontwerpfase al betrekt (betrekken is meer dan alleen zenden!), zodat zij het gevoel krijgt belangrijk te zijn en jouw project niet ‘door de strot geduwd krijgt’.

Snel en soepel goedkeuring
Maar…goede communicatie zorgt ook voor een betere relatie tussen interne projectstakeholders als overheden, (onder)aannemers, adviseurs, de architect, nutsbedrijven, projectpartners, bevoegd gezag, hulpdiensten etc. Investeren in die relatie draagt bij aan een soepel verloop van de realisatiefase. Vergunningen worden sneller goedgekeurd en bevoegd gezag geeft gemakkelijker goedkeuring op de werkplannen. Je brengt immers geen nieuws en werkt in goede harmonie samen. Oftewel: je reduceert de kans op vertraging of stilleggen van de bouw aanzienlijk! De overdracht van je project naar de beheerder gaat veel soepeler wanneer je niet lijnrecht tegenover elkaar staat. Stem je ook nog af met je counterparts van alle aangrenzende projecten, werk je met hen samen en zoek je samen maar naar oplossingen om de bouw van al die projecten soepel en vlekkeloos te laten verlopen? Dan heb je ook nog eens een tevreden opdrachtgever!

Onderdeel van je risicobudget
Omgevingscommunicatie is cruciaal als je in een binnenstedelijke omgeving bouwt. Het is niet alleen goed voor je reputatie, maar ook voor de haalbaarheid van je planning en het verlagen van de faalkosten. Met communicatie manage je risico’s als een negatieve omgeving, vertraging in de bouwplanning of problemen met de overdracht. Het is dus volkomen logisch dat je geld reserveert voor communicatie vanuit je risicobudget. Hoe heb jij dat voor jouw project geregeld? Maakt communicatie al standaard onderdeel uit van de bouwkosten?